Politikers personuppgifter

Personuppgiftsansvarig är den som ensam eller tillsammans med andra bestämmer ändamålen med och medlen för behandlingen av personuppgifter. Trelleborgs kommuns olika nämnder och bolag är personuppgiftsansvariga för sina respektive områden.

En personuppgift är all typ av information som avser en identifierad eller identifierbar fysisk, levande person, såsom till exempel namn, adress, personnummer och e-postadress.

Behandling av personuppgifter är all typ av hantering som sker med personuppgifter. Behandlingen av personuppgifter för politiker är insamling, hantering, lagring, överföring, expediering, webbpublicering, arkivering och gallring/radering.

Information som innehåller personuppgifter inhämtas i första hand från dig själv som politiker. Information kan även inhämtas från andra källor.

Uppgifter som samlas in är:

Adress från folkbokföringsdatabas (Skatteverket)

Trelleborgs kommun hanterar personuppgifter för förtroendevalda i följande system:

• Förtroendemannasystemet och arvodessystemet Troman Webb
• Systemet för votering, upprop och streaming Quickchannel
• Diarie- och ärendehanteringssystemet W3D3, dess mötesportal Meetings och tillhörande Signeringsportalen för digital signering.

Dina personuppgifter kommer att hanteras av den centrala förvaltningsadministrationen under de nämnder/presidier/utskott/styrelser som du har uppdrag i. Dina personuppgifter kommer även delas med lönefunktion samt IT-funktion.

Vi använder avsedda system för hantering och lagring av dina personuppgifter och samlar endast in relevant information utifrån aktuell behandling.

Behandling: Administration av kallelser och protokoll, digital signering av protokoll och avtal,registrering av handlingar, utskick av handlingar, arkivering.

Rättslig grund: Allmänt intresse, myndighetsutövning, avtal. Personuppgifter bevaras i allmän handling.

I 20 dagar finns dokument för digital signering i Signeringsportalen innan det gallras automatiskt, eller tidigare vid manuell gallring från uppdragsgivare. Signering finns kvar i dokumentet och vid validering av signering via Adobe enligt valideringens certifikat. Dokument med dess signaturer och metadata som förvaras i W3D3 ska bevaras i W3D3 och senare i e-arkiv. Se dokumenthanteringsplan för respektive nämnd eller styrelse och kommungemensam dokumenthanteringsplan för handlingstyper som bevaras, varav vissa får signeras digitalt.

E-postadresser i signeringsuppdrag sparas inte i dokumentet eller i dess metadata. E-postadresser finns i det skapade signeringsuppdraget i W3D3 i ärendet för protokollet eller som arbetsdokument för avtal. E-postadresser raderas när signeringsuppdraget raderas av uppdragsgivaren.

Personuppgifter: Ordinära: namn, födelsedatum, bostadsadress, telefonnummer, e-postadress, förtroendeuppdrag. Känsliga: partitillhörighet och politiska åsikter, dock redan angivet offentligt. Extra skyddsvärda: personnummer.

Behandling: Administration av register och kontaktinformation till förtroendevalda, administration av ersättning och arvode, utbetalning av ersättning och arvode och förlorad arbetsinkomst, gallring och radering av uppgifter.

Rättslig grund: Myndighetsutövning och rättslig förpliktelse. Arvodesunderlag och tjänstgöringsrapporter gallras efter tio år. Förtroendemannaregister bevaras. Avsägelser från förtroendemannauppdrag bevaras. Närvarolistor gallras efter 10 år om de inte utgör del av protokoll.

Personuppgifter: Ordinära: namn, födelsedatum, bostadsadress, telefonnummer, e-postadress, förtroendeuppdrag, sysselsättningsgrad, lön/arvode/ersättning, arbetsplats, frånvaro. Känsliga: partitillhörighet, dock redan angivet offentligt. Extra skyddsvärda: personnummer.

Behandling: Publicering, avpublicering.

Rättslig grund: Allmänt intresse. Avpublicering vid inaktualitet.

Personuppgifter: Ordinära: namn, förtroendeuppdrag. Känsliga: partitillhörighet och politiska åsikter, dock redan angivet offentligt.

Behandling: Publicering, avpublicering.

Rättslig grund: Allmänt intresse. Publicerade filmer avpubliceras efter fyra år.

Personuppgifter: Ordinära: namn, förtroendeuppdrag. Känsliga: partitillhörighet och politiska åsikter, dock redan angivet offentligt.

Behandling: Insamling, överföring, lagring, radering.

Rättslig grund: Allmänt intresse. Vid förtroendeuppdragets slut gallras och raderas dina personuppgifter.

Personuppgifter: Ordinära: namn, förtroendeuppdrag. Känsliga: partitillhörighet, dock redan angivet offentligt. Extra skyddsvärda: personnummer.

Behandling: Insamling, överföring, lagring, radering.

Rättslig grund: Allmänt intresse. Personuppgifter gallras och raderas när det inte är tillåtet att behandla dessa enligt tillämplig lag, förordning eller myndighetsbeslut.

Personuppgifter: Ordinära: namn, förtroendeuppdrag. Känsliga: partitillhörighet, dock redan angivet offentligt. Extra skyddsvärda: personnummer.