Politiker i nämnd

Kommunfullmäktige bestämmer hur många nämnder det ska finnas, vad de ska heta och vilka ansvarsområden de ska ha. Fullmäktige beslutar om reglemente för respektive nämnd och väljer ledamöterna till nämnderna. Nämnderna beslutar själva mer i detalj om mål och riktlinjer för sina respektive områden. Det är viktigt att du behärskar innehållet i din nämnds reglemente eftersom den är grunden för nämndens arbete och beslut.

Nämnden har fått rätten att besluta i de frågor som finns uppräknade i respektive nämnds reglemente. En nämnd kan inte besluta i frågor som kommunfullmäktige, annan nämnd eller bolagsstyrelses ansvar för, om inte kommunfullmäktige delegerat rätten i det aktuella ärendet. En nämnd kan inte besluta i ärenden som uppfyller kommunallagens 5 kapitel, 1 §. Den anger att kommunfullmäktige beslutar i ärenden av principiell beskaffenhet eller annars av större vikt.

Nämndernas arbetsområde

Kommunens arbete är omfattande och det finns därför flera politiskt tillsatta nämnder som är specialiserade inom olika områden. I Trelleborgs kommun finns det följande nämnder: Kommunstyrelsen, Arbetsmarknadsnämnden, Bildningsnämnden, Kultur- och fritidsnämnden, Samhällsbyggnadsnämnden, Socialnämnden, Teknisk servicenämnd, Överförmyndarnämnd och Valnämnd.

Under varje nämnd finns en kommunal förvaltning med kommunanställda som bereder ärenden, verkställer de beslut som politiken fattat och som bedriver all den övriga verksamhet som ligger inom nämndens ansvarsområde.

Kommunstyrelsens – särställning bland nämnderna

Kommunstyrelsen har enligt kommunallagen ett särskilt helhetsansvar för kommunens verksamheter, utveckling och ekonomi och arbetar med strategiska utvecklingsfrågor på kort och lång sikt.

Kommunstyrelsen har samma uppdrag och ansvar som övriga nämnder, men därutöver har kommunstyrelsen enligt kommunallagen särskilt ansvar. Styrelsen ska leda och samordna förvaltningen av kommunens angelägenheter. Styrelsen ska också ha uppsikt över övriga nämnder, bolagsstyrelser, kommunalförbund och eventuella gemensamma nämnders verksamheter med flera. betydelse för kommunens framtid.

Styrelsen har alltid rätt att yttra sig i ärenden till fullmäktige. Styrelsen ansvarar för att genomföra, följa upp och utvärdera det som kommunfullmäktige beslutar. Styrelsen ska bereda eller yttra sig i ärenden som ska beslutas av fullmäktige, det så kallade beredningstvånget.

Styrelsen är inte överordnad de andra nämnderna och kan exempelvis inte fatta beslut i deras ställe om inte fullmäktige beslutat om en sådan ordning i särskilt angivna frågor. Kommunstyrelsen kan ge uppdrag till andra nämnder eller styrelser under förutsättning att kommunfullmäktige delegerat denna möjlighet och att det inte strider mot lag eller annan författning.

Kommunstyrelsen har rätt att begära in yttranden och upplysningar från övriga nämnder och bolagsstyrelser om det behövs för att styrelsen ska kunna fullgöra sina uppgifter.

Nämnderna reglemente

Reglementen är närmare föreskrifter om nämndernas verksamheter och arbetsformer. Reglementets uppgift är dels att klargöra befogenhetsfördelningen mellan de olika nämnderna och dels att vara en arbetsordning för nämnderna och deras utskott. Det är obligatoriskt för kommunfullmäktige att utfärda reglementen för nämnderna.

Nämndernas reglementen

Jävsgrunderna för nämnder är mer omfattande än jävsreglerna i fullmäktige. Jävsreglerna gäller även för tjänstgörande ersättare. I kommunallagen anges åtta grunder uppdelade på fem punkter som anses utgöra jäv:

Sakägar-, släktskaps- och intressejäv

Om saken angår ledamoten själv eller dennes make, maka, sambo, förälder, barn eller syskon eller någon annan närstående eller om ärendets utgång kan väntas medföra synnerlig nytta eller skada för ledamoten själv eller någon närstående.

Ställföreträdarjäv

Om ledamoten ersättaren eller någon närstående är ställföreträdare för den som saken angår eller för någon som kan vänta synnerlig nytta eller skada av ärendets utgång.)

Tillsynsjäv

Om ärendet rör tillsyn över sådan kommunal verksamhet som ledamoten själv är knuten till.

Ombuds- och biträdesjäv

Om ledamoten har fört talan som ombud eller mot ersättning biträtt någon i saken.

Delikatessjäv

Om det i övrigt finns någon särskild omständighet som är ägnad att rubba förtroendet till ledamotens opartiskhet i ärendet.

Kommunallagens jävsregler gäller både för de förtroendevalda och för anställda. Den som är jävig i nämnd ska lämna sammanträdet när nämnden handlägger ärendet.

Du som är förtroendevald i Trelleborgs kommun får låna en surfplatta under den tid du har ett politiskt uppdrag. Med läsplattan följer en personlig, kommunal e-postadress. Aktuella mötesdokument hämtas och hanteras endast via FormPipe mötesapp dessa dokument kan inte vidaresändas eller skrivas ut från läsplattan.

Kallelse med föredragningslista och tillhörande handlingar publiceras senast en vecka innan mötet.  Kallelsen publiceras även på kommunens hemsida www.trelleborg.se.

Hjälp med surfplatta/IT

Behöver du hjälp med din surfplatta, eller ska lämna tillbaka den, kontaktar du kommunens IT-avdelning på telefonnummer 0410-73 32 74 (vardagar klockan 7.30–17.00) alternativt via e-post: it-avdelningen@trelleborg.se.

Kallelsen och aktuella mötesdokument skickas digitalt till den surfplatta som du som förtroendevald fått låna under ditt politiska uppdrag.

I kallelsen anges tid och plats för sammanträdet och vilka ärenden som ska behandlas. Kallelser och sammanträdeshandlingar finns även tillgängliga på Trelleborgs kommuns hemsida. Extra utskick av sammanträdeshandlingar kan förekomma efter det att kallelsen har skickats ut, men det bör endast ske i undantagsfall.

Var och när träffas nämnderna?

De flesta nämndsammanträden genomförs i lokaler nära den förvaltning som nämnden styr. Varje nämnd har mer detaljer och i kallelsen till mötet står det angivit aktuell plats för sammanträdet.

Alla mötesdatum är bestämda i förväg och de flesta nämnder träffas ungefär 10 gånger per år.

Förhinder att delta på möte

Kan du inte närvara vid kommande sammanträde ska du meddela detta till nämndsekreteraren och till ditt parti. För en frånvarande ledamot tjänstgör i första hand en ersättare från ledamotens egen partigrupp och därefter i den ordning som fullmäktige bestämt.

Enbart ordföranden har röstplikt, dock endast om det är nödvändigt för att ärendet ska kunna avgöras. Detta innebär att ordföranden blir tvungen att rösta i en situation där han/hon först har lagt ned sin röst och röstningen sedan slutat med lika röstetal.

Yrkanden

Du kan föreslå att bifalla eller att avslå ett föreslaget beslut. Längre yrkanden bör skickas in skriftligen till nämndsekreteraren, detta för att underlätta att de blir korrekt återgivna när ordföranden går igenom de förslag till beslut som finns och för att säkerställa att de protokollförs rätt.

Acklamation

Normalt fattas beslut med acklamation, det vill säga att du ropar ja för det förslag till beslut som du stöder och är tyst när ordförande frågar om fullmäktige beslutar i enlighet med det yrkande som du vill ska avslås. Ordförande lyssnar efter vilket ”ja” som flest anslöt sig till. Vill du inte delta i beslutet ska du anmäla det till ordförande innan beslutet fattas. Görs ingen sådan anmälan anses du ha deltagit i beslutet om det har fattats med acklamation.

Omröstning (votering)

Om du vill säkerställa vilket förslag som flest stödjer kan du begära omröstning.

Alla närvarande ledamöter och tjänstgörande ersättare har varsin röst.

Avstå från att rösta

Du kan avstå från att rösta, men inte vid myndighetsutövning. Du har möjlighet att reservera dig mot ett beslut. Läs mer under fliken ”Bordläggning, återremiss, reservation och protokollsanteckning”.

Bordläggning och återremiss

Om nämnden inte är beredd att besluta i ett ärende under pågående möte kan nämnden besluta att bordlägga eller att återremittera ett ärende till förvaltningen.

Det krävs enkel majoritet för bordläggning och återremittering i nämnder.

Bordläggning

En bordläggning innebär att beslutet skjuts upp till ett kommande möte och att inget ytterligare till exempel en ny utredning ska ske eller får tillföras ärendet. Bordläggning kan till exempel användas för att ge tid till ytterligare diskussioner i partigrupperna.

Återremiss

Om ärendet behöver kompletteras med till exempel ytterligare utredning eller om underlaget känns ofullständigt, ska ärendet återremitteras och inte bordläggas. Det är viktigt att det i beslutet tydligt anges varför ärendet återremitterats så att mottagaren av återremissen vet vad som ska göras.

Reservera sig mot ett beslut

Om du har deltagit i ett beslut, oavsett om det blev votering eller inte, har du rätt att reservera dig mot beslutet. Anmälan för reservationen måste göras innan mötet är slut och helst i anslutning till ärendet som reservationen gäller för.

Du kan antingen lämna en muntlig reservation, det vill säga en blank reservation, eller en skriftlig reservation. Vill du lämna en skriftlig reservation ska den vara nämndsekreteraren tillhanda senast två dagar före justering av protokollet. En skriftlig reservation blir en bilaga till protokollet.

Reservation kan lämnas av en enskild ledamot, tjänstgörande ersättare eller av en grupp.

Lämna protokollsanteckning

Det finns möjlighet att göra protokollsanteckningar. Det saknas lagregler kring protokollsanteckningar så det är upp till ordförande att bestämma om de får göras. Ordförande kan kräva att du muntligt ska redovisa innehållet i protokollsanteckningen.

Även protokollsanteckningar ska anmälas under mötet, helst i anslutning till ärendet som protokollsanteckningen gäller för.

Protokollsanteckningen ska vara nämndsekreteraren tillhanda senast två dagar före justering av protokollet. Protokollsanteckningen blir en bilaga till protokollet.

Nämndernas sammanträden är inte offentliga utan endast förtroendevalda deltar. En nämnd får däremot besluta om närvarorätt vid sina sammanträden för personer som räknas upp i kommunallagen, exempelvis förvaltningschefen och övriga i förvaltningsledningen och särskilt sakkunniga. Det gäller inte ärenden som avser myndighetsutövning eller i ärenden där det finns sekretess, som till exempel inom det sociala verksamhetsområdet.

Nämnden kan tillåta annan förtroendevald att närvara vid ett sammanträde för att lämna upplysningar. Även anställd i kommunen och särskilt sakkunnig kan medges denna rätt. Om nämnden beslutar det, får den som kallats delta i överläggningarna.

En nämnd får uppdra åt annan att besluta på nämndens vägnar i vissa ärenden eller i grupper av ärenden. Ett sådant uppdrag kan lämnas till:

• Presidiet
• Utskott
• Ledamot eller ersättare
• Anställd

När en nämnd delegerar beslutanderätt till en anställd eller grupp av anställda så innebär det att nämnden lämnar över uppgiften att fatta beslut. Ansvaret för ett delegationsbeslut stannar dock kvar hos nämnden.

Rätten att fatta beslut på delegation ska regleras i en delegationsordning. Vilka beslut som nämnden har delegerat och till vem ska framgå av nämndernas delegationsordning. Ett beslut som tas på delegation ska dokumenteras skriftligt och återrapporteras till nämnden.

Om en nämnd har utskott ska dess beslutanderätt framgå av nämndens delegationsordning.

Du har rätt att väcka ärende i nämnden under förutsättning att du deltar vid sammanträdet. Du kan även tillsammans med en eller flera ledamöter väcka ett gemensamt ärende. Nämnden beslutar om och hur ärendet ska beredas. Är du ersättare måste du tjänstgöra vid det sammanträde för att kunna väcka ett ärende. Av protokollet ska framgå vilka ledamöter som står bakom initiativet.

Du kan även lämna in ditt initiativärende skriftligen före ett nämndsammanträde, men tänk på att du ändå måste väcka ärendet under sammanträdet. Något beredningstvång gäller inte för nämnder, utan det är möjligt att avgöra ett ärende som väckts vid ett sammanträde på samma sammanträde.

Justering

Efter mötet skriver nämndsekreteraren beslutsprotokoll som ska justeras av ordförande och två ledamöter. Det ska framgå av protokollet vilka beslut som stannar i nämnden och vilka som ska föras vidare till annan instans. På sammanträdet bestäms datum för när och av vem som protokollet ska justeras. Protokollet ska justeras senast 14 dagar efter sammanträdet.

Omedelbar justering

Vid brådskande ärende får nämnden besluta att en paragraf i protokollet ska justeras omedelbart.

Officiell anslagstavla

Varje kommun ska ha en anslagstavla där justerade protokoll från kommunens olika nämnder anslås. I enlighet med kommunallagen 8 kap 10 § publicerar Trelleborgs kommun anslag/bevis och kungörelser via en digital anslagstavla.

Anslå protokoll

Anslag om protokolljustering ska vara uppsatt på kommunens anslagstavla under hela klagotiden vilken är tre veckor sedan anslaget satts upp. Om anslaget tas ned innan klagotiden löpt ut innebär regeln att beslutet inte vinner laga kraft och kan komma att överklagas även efter att tre veckor har gått.