Offentlighetsprincipen

En handling kan beskrivas som någonting som innehåller information av något slag. Vanligen är det brev, protokoll, beslut med mera. Men det kan också handla om e-post, video- eller bandupptagningar till exempel.

En kommunal handling kan vara allmän, eller inte allmän. De handlingar som inte är allmänna är till exempel tjänstemännens interna arbetsmaterial. Allmänna handlingar kan i sin tur vara offentliga eller sekretessbelagda, det vill säga hemliga.

Enligt lagen är en handling allmän när den har inkommit till kommunen, när den förvaras där eller har upprättats där. Alla allmänna handlingar som inte är sekretessbelagda är offentliga. Därmed har du rätt att läsa dem.

I dagligt tal säger vi hemliga handlingar, när vi menar sekretessbelagda handlingar. Syftet med sekretessen kan till exempel vara att skydda enskilda människor i ärenden som rör socialtjänsten.

En särskild lag, offentlighets- och sekretesslagen, anger vilka uppgifter som är sekretessbelagda. Det innebär att kommunen, med stöd av lagen, avgör vad som ska sekretessbeläggas. Så om du skickar ett brev till kommunen och skriver hemligt, förtroligt eller konfidentiellt på brevet blir det ändå inte sekretessbelagt, om inte lagen medger det.

Kommunen liksom alla andra offentliga myndigheter måste registrera, förvara och arkivera sina allmänna handlingar. De ska hållas ordnade, så att man lätt kan hitta det man söker. I allmänhet är det kommunens registrator som ordnar handlingarna i ett diarium, som normalt sett också är en allmän offentlig handling.

Vissa av Trelleborgs kommuns handlingar finns utlagda på webbplatsen.

Du kan ta del av en allmän handling genom att besöka Trelleborgs kommun och läsa handlingen på plats. Du kan också skriva av den eller be att få en kopia eller utskrift av handlingen för att ta med dig. Du kan även kontakta Trelleborgs kommun via telefon, brev eller e-post för att begära ut en allmän handling.

Nej. Du kan läsa handlingarna på plats hos kommunen och sedan lämna tillbaka dem. Du kan också skriva av dem eller be att få kopior och ta med dig.

Trelleborgs kommun har inte någon skyldighet att lämna ut allmänna handlingar via e-post om det inte särskilt framgår av lag.

Handläggningen av din begäran ska påbörjas samma dag som begäran framställts och svar ska lämnas omgående. Någon eller några dagars fördröjning kan godtas om det är nödvändigt för att kommunen ska kunna ta ställning till om den efterfrågade handlingen är allmän och offentlig.

Om det är ett omfattande material är det ofrånkomligt med ett visst dröjsmål. Hur lång tid kommunen har på sig för att tillgodose en begäran om utlämnande av allmän handling beror därför på hur omfattande din begäran är och om sekretessprövningen är tidskrävande. I så fall bör kommunen informera dig om att handläggningen av din begäran kommer ta längre tid. Utlämnande bör ske löpande allt eftersom begäran prövas för att i möjligaste mån uppfylla skyndsamhetskravet.

Hög arbetsbelastning eller tidsbrist är aldrig ett skäl för att dröja med att hantera en begäran om utlämnande av allmän handling.

Det är kostnadsfritt att ta del av allmänna handlingar om du besöker Trelleborgs kommun och läser handlingarna på plats. Vill du ha kopior, avskrifter eller utskrifter av handlingarna har kommunen rätt ta ut en avgift.

Avgiften är beroende av antalet sidor och portokostnader. Avgift tas ut per sida. Kontakta kommunens kontaktcenter för aktuella avgifter.

Förskottsbetalning

I enskilda fall har Trelleborgs kommun rätt att besluta att en avgift ska betalas helt eller delvis innan avskriften eller kopian lämnas ut. Ett beslut om förskottsbetalning kan bli aktuellt om en begäran om tillgång till kopior av allmänna handlingar avser ett större antal handlingar eller på annat sätt är omfattande och därmed resurskrävande.

Det är omständigheterna i det enskilda fallet som får avgöra om kommunen bör besluta om förskottsbetalning. Kommunen kan då avvakta med kopiering av handlingarna till dess att avgiften har betalats.

Ja. Enligt lagen behöver du inte tala om vem du är när du vill ha allmänna, offentliga handlingar. Du behöver inte heller berätta varför du vill ha handlingarna. Ingen har rätt att fråga dig om detta.

Om du nekas att ta del av en handling, ska du enligt lagen få ett skriftligt besked om detta. Om du då anser att kommunen har gjort fel, har du möjlighet att överklaga beslutet hos kammarrätten i Göteborg.

Om du tycker att utlämnandet av handlingen tar för lång tid, kan du klaga hos Justitieombudsmannen.