Kundtjänst

Trelleborgs kommun ska ge service på medborgarens villkor genom en tydlig väg in i kommunen. Som ett led i detta är en gemensam kundtjänst för hela Trelleborgs kommun under utveckling.

Kundtjänsts primära uppdrag är att effektivisera kundmottagandet. Genom kundtjänst samordnas och tillgängliggörs kommunens resurser så att allmänheten lättare kan nå kommunen, oavsett om det sker via personligt besök, telefon, brev eller e-post. Målet är att; medborgaren i större utsträckning får svar direkt, antalet kontakter/mellansteg blir färre och all mottagning och ärendehantering sker via en organisation.

Organisation och tillvägagångssätt

För att kunna driva en kundtjänst på medborgarens villkor har medborgare och anställda i kommunen under arbetets gång haft möjlighet att påverka formen för hur Trelleborgs kommuns kundtjänst ska se ut och fungera. Genom fortsatt dialog kan kundtjänst utvecklas i takt med efterfrågan och behov, vilket leder till bättre service och resultat.

Kartläggning och tydliggörande av ärenden, uppdrag och resurser som ska rymmas inom kundtjänst görs tillsammans med verksamheterna. Arbetet har pågått sedan 2014 och förväntas fortlöpa till och med 2016, målet är att kundtjänst då arbetar med ärenden och frågor från alla förvaltningar.

Kundtjänst är just nu organiserad i tre olika svarsgrupper som bemannas av kommunvägledare som har kompetens och erfarenhet för att hantera frågor och ärenden från den verksamhet de arbetar mot. Idag arbetar kundtjänst med frågor och ärenden kopplat till avfall, VA, energi, gata, park, räddningstjänst, ekonomi, arbetsmarknad, boende och miljö samt omsorg och hjälp.

Lokaler

Under hösten har studiebesök genomförts i några olika kommuners och offentliga organisationers receptioner. Syftet har varit att samla information om olika typer av inredning och hur kundtjänst i Trelleborg skulle kunna använda de befintliga lokalerna på bästa sätt. Grundtanken kring besöksytorna har varit funktionalitet och tydlighet för att passa våra besökare och verksamheter så bra som möjligt.

Receptionen är bemannad med kommunvägledare för ärenden av snabbare karaktär. I receptionen finns också två datorer med Wi-Fi för informationssökning, utskrifter eller kopiering samt fler sittplatser.

Ett besökssystem håller på att installeras. Så snart det kommer i bruk finns möjlighet till självregistrering för de som bokat besök hos tjänstemän eller politiker i rådhuset.

Bakom receptionen finns ett större besöksrum och två avskilda, mindre besöksrum för vägledning och handläggning av kundtjänsts kommunvägledare samt budget- och skuldrådgivning.

Lokalerna har också tillgänglighetsanpassats med bland annat ledstråk och taktila skyltar.

Hjälpte informationen på den här sidan dig?